اطلعت في الآونة الأخيرة على إنجازات عدد من المنشآت, وأثناء مراجعتي للإنجازات المختلفة تذكرت مقولة جون وودن الشهيرة "لا تخلط بين الأنشطة والإنجازات". جون وودن كان من أعظم وأشهر مدربين كرة السلة الجامعية وأستطاع قيادة فريق جامعة كاليفورنيا الى الفوز بالبطولة الوطنية 10 مرات من 12 مشاركة كأعلى رقم في تاريخ المسابقات, كما تخرج من تحت يدية أعظم لاعب في تاريخ كرة السلة الأمريكية "كريم عبدالجبار" ولدية العديد من النظريات والمؤلفات في القيادة والنجاح من أشهرها - هرم النجاح "Pyramid of Success"
لماذا من المهم جدا عدم تخلط بين الأنشطة والإنجازات؟ لأن أداء المهام المختلفة وإنهاء العديد من الأنشطة قد لا يعني أنك تحقق أي إنجاز لمنشأتك.
كثير من المنشآت مشغولة بأداء أطنان من الأنشطة والمهام, ومع ذلك يأتي نهاية الربع أو آخر السنة دون أن تلمس أي تحسن على الخدمات أو تقدم في الأداء بشكل عام. غالبا مايحدث ذلك لأن المسؤولين في تلك المنشآت لا يطرحون الأسئلة الصحيحة أو بمعنى آخر لا يسعون إلى الإجابات المهمة ونتيجة لذلك، فإن هذه المنشآت تستمر في أداء الأنشطة دون أي إضافة مهمه أو قيمة عالية تعود على هذه المنشأة أو المجتمع بالفائدة.
لكي يتمكن المسئولين في هذه المنشآت من تحقيق تحسن حقيقي في الخدمات وتطور مستدام في الأداء، فإنهم يحتاجون إلى إطار عمل ذا منهجية واضحة لمساعدتهم على ربط ومواءمة جهود وأعمال الإدارات المختلفة داخل المنشأة مع أهداف واستراتيجيات المنشأة لتحقيق أفضل النتائج بفاعلية وكفاءة عالية.
وكمنهجية مبسطة ولكي تنجح كقائد أو مدير من المهم أن تجيب على الأسئلة الثلاثة التالية قبل أن تستخدم موارد المنشأة المحدودة لديك:
السؤال الأول :ما هو الهدف من هذا النشاط أو المهمة؟ بدون إجابة واضحة على هذا السؤال، فإنك كمسؤول تخاطر بإهدار الموارد المتوفرة لديك على أنشطة قد تؤدي إلى نتائج ليست متوافقة مع أهداف المؤسسة أو غير مرغوب فيها أصلا, من المهم جدا أن يكون الهدف واضح لديك وللموظفين الذين يعملون معك لكي تتمكن من ربط جهود ونتائج الموظفين مع أهداف المنشأة.
السؤال الثاني: كيف ستحقق هذا الهدف؟ معرفة الهدف بوضوح خطوة مهمة ولكن وضع الأهداف بدون مبادرات لتحقيق هذه الاهداف هو عبارة عن مجرد أحلام يقظة. لذلك تحتاج كمسؤول إلى تحديد منهجية واضحة للمضي قدما نحو تحقيق الهدف المحدد ومساعدة العاملين على فهم هذه المنهجية لتحقيق المهمة بأعلى درجة من الأتقان.
السؤال الثالث: كيف تعرف أنك تقوم بعمل جيد؟ ربط العمل بأهداف واضحة ومنهجية محددة مهم ولكن لضمان نجاح المهمة أو المشروع بشكل كامل مع تحقيق الإستفادة القصوى من الموارد المستخدمة فإنه من الضروري جدا معرفة وفهم نتائج هذه الأعمال ومدى تحقيقها لأهداف المنشأة. لذلك لابد من وجود مؤشرات ومقاييس تساعدك على فهم النتائج ومعرفة مدى قربك أو بعدك عن الهدف, وهذا يحتاج إلى جمع بيانات الأداء وتحليلها بشكل صحيح لفهم مخرجات الأعمال ومعرفة أثرها في تحقيق النتائج المطلوبة.
أخيرا ما لم يكن لديك هدف واضح، ومنهجية محددة، وطريقة قياس لعملك, فأنت كمسئول قد تستمر في الخلط بين الأنشطة والإنجازات ويستمر معها هدر الموارد في منشأتك دون تحقيق نتائج ملموسة في الخدمات أو تحسّن في أداء المنشأة!
الدكتور محمد حامد العميري
مستشار وباحث ومحكم في الابتكار وتميز الأداء المؤسسي والجودة.
دكتوراه في الهندسة الصناعية وماجستير في إدارة أعمال.
رئيس ومؤسس أنويكس - الابتكار مع التميز